Автор – Костянтин Батозсткий, голова ГО “Розвиток Приазов’я”, політолог, волонтер в благодійному фонді Сергія Притули
Ви вирішили стати волонтером – що далі?
1.Отже, ви вирішили стати волонтером. Це гідний вчинок відповідальної людини в скрутні для держави час. З боку суспільства ви можете завжди розраховувати на підтримку та повагу. Однак, з боку держави до вас відтепер буде увага та контроль. Справа в тому, що волонтерська діяльність не регулюється в Україні якимось одним загальним законом. Тому перед тим як стати волонтером – вивчить досвід ваших майьбутних колег та не повторюйте їх типових помилок.
2.Державі треба буде довести, що ви дійсно маєте добрі наміри, а не користуєтесь кризовою ситуацією заради власного збагачення. На жаль, таке іноді трапляється, тому держава, скажімо так, не дуже довіряє новим волонтерам, та вимагає від них виконання деяких простих легальних процедур.
3.Як тільки ви стаєте волонтером, ви потрапляєте в поле уваги вашого банку та вашій податковій інспекції. Коли ви починаєте отримувати на ваші рахунки гроші, банк має право поставити вам питання про природу цих надходжень. Особливо коли мова йде про численні перекази коштів від приватних осіб вам на карту. Вам треба чесно сказати, що ви прийняли рішення займатися волонтерською діяльністю. Банк прийме це до уваги та попросить вас зареєструвати себе в статусі волонтера в вашій податковій інспекції.
4.Отримати статус волонтера в податковій – дуже просто (https://minre.gov.ua/news/yak-potrapyty-u-reyestr-volonteriv). Після отримання ви повертаєтесь до вашого банку, і там вам відкривають окремий рахунок для акумуляції волонтерських надходжень.
5.Всі ваші подальші фінансові операції, насамперед – закупівлі, мають відбуватись через ваш спеціальний волонтерський рахунок, а не через ваші приватні рахунки. Дуже важливо не плутати рахунки, аби не створювати податковій привід покарати вас за шахрайство або незаконний збір коштів.
Щоденник волонтера
1.Отже ви вирішили стати волонтером, внесли себе в Реєстр волонтерів в вашій податковій, відкрили окремий волонтерський рахунок та почали збір коштів та закупівлі. Є декілька фундаментальних документів, які ви маєте робити з кожною операцією.
2.Ви маєте завжди мати письмовий запит від військових на отримання допомоги. Наявність цього документу полегшить вам проходження податкової перевірки в майбутньому та служить додатковим доказом ваших чесних намірів допомагати армії. Запит має бути в вільній формі, він має бути підписаним командиром військової частини. На ньому також має стояти печать військової частини. Це захистить вас від випадків, коли окремі військові намагаються щось здобути виключно для власних потреб, хоча те що їм потрібно може бути в наявності ь в їх частині. Таким чином ви зможете фільтрувати запити, відрізняти забаганки від реальних потреб, вести їх облік та чітко розуміти попит на місцях.
3.В частині закупівель ви маєте проводити всі оплати з вашого волонтерського рахунку і слідкувати, щоб найменування товарів в рахунку на оплату буквально співпадало з найменуванням товарів в акті прийому та передачі допомоги. Передано має бути виключно те, що легально вами закуплено. Звісно, з цього правила бувають винятки – коли ви доставляєте військовим щось не придбане, а передане людьми. Наприклад – їжу. Але якщо ви передаєте великі коштовності, наприклад – автомобиль, у вас все одне має бути спочатку договір передачи автомобиля від власника вам, а потім від вас – військовим.
4.Ви маєте предавати абсолютно всю допомогу виключно за актом прийому-передачі. Цей документ є основним підтвердженням вашій волонтерській діяльності. Завжди зберігайте всі підписані акти як менш 3 наступних роки.
5.В процесі передачі бажано обозначити вашу допомогу. Це може бути брендований скотч, або упаковка, або гравіювання. Обовʼязково робить фотофіксацію процесу передачи. Але памʼятайте, що з міркувань безпеки не можна оприлюднути обличчя військових без їх попередній згоди.
Звітність та робота за кордоном
1.Отже ви вирішили стати волонтером, отримали статус волонтера в податковій, відкрили спеціальний рахунок, збираєте запити від військових та регулярно предаєте їм маркеровану вами допомогу разом з актом прийому товару та фіксуєте все це на фото. Далі ви маєте побудувати надійну систему обліку та розширювати географію закупівель.
2.Справа в тому, що більшість товарів, необхідних війську, виготовляються за кордоном. У вас завжди буде опція купляти ці товари від українських постачальників, чи працювати з іноземними виробниками напряму. Перший варіант – більш надійний, тому що всі ризики, повʼязані з розмитненням товару та його доставкою в Україну несе саме постачальник. В багатьох випадках постачальник має ексклюзивні стосунки з виробниками і може робити для вас знижки. Другий – більш ризикований. Справа в тому, що ви маєте досконало розбиратись в іноземному праві, якщо маєте намір возити через кордон товари подвійного призначення (дрони, амуніцію, оптичні прилади, тощо). Деякі країни вимагатимуть окремі документи для такого роду операцій і просто не пропустять ваш вантаж через свій кордон без необхідних паперів.
3.З українського боку справи обстоять трішки краще. При ввозі в Україну допомоги ЗСУ ви маєте мати листа на адресу Державної митної служби з проханням ввести вказану номенклатуру товарів за запитом від конкретної військової частини. Під час ввезення товару ви маєте заповнити окрему декларацію – це єдина форма як для гуманітарної допомоги, так і для потреб війська. Обовʼязково збережіть копію цієї декларації для подальшої звітності.
4.Отже при кожній передачі допомоги, для кожної окремої номенклатури у вас на руках мають бути наступні документи:
- запит на допомогу за підписом командира військової частини з печаткою,
- рахунок на оплату вказаної номенклатури з вашого волонтерського рахунку
- всі необхідні митні документи
- декларація на ввезення вказаної номенклатури (за потребою)
- акт прийому-передачі допомоги, підкріплений фотозвітом.
5.Памʼятайте, що ви як зареєстрований волонтер маєте право виїжджати за кордон задля здійснення операційної діяльності в рамках волонтерської роботи. Для цього Державна прикордонна служба України, на прохання органів державної влади, має внести вас в систему мониторингу перетину кордону “Шлях”. Для потрапляння в систему вам необхідно подати запит або в орган місцевого самоврядування, або в територіальний підрозділ центрального органу виконавчої влади. Ніколи не зловживайте цією системою і використовуйте її виключно за призначенням. Якщо держава побачить, що ви просто перетинаєте кордон та нічого не завозите, вас можуть виключити з системи без права повторного внесення.
Проблеми росту
1.Отже, ви вирішили стати волонтером, отрмали спеціальний статус, відкрили волонтерські рахунки та налагодили систему звітності. Ви також маєте досвід закупівель та логістики товарів як в Україні так і за кордоном.
2.Через певний час ви зможете зрозуміти, яка допомога користується найбільшим попитом, та зможете купувати її зазделегидь. Іншими словами, у вас може зʼявитись спеціалізація і ви зосередитися на одному конкретному напрямку допомоги. Це непоганий варіант – військовим зручніше отримати допомогу від кількох “спеціальних” волонтерів у яких завжди є їх ексклюзивний “товар”, ніж чекати, поки один волонтер збере різну номенклатуру допомоги.
3.З часом ви можете захотіти змінити форму організації та стати не просто приватним волонтером, а відкрити свій благодійний фонд. У цього варіанта розвитку подій є свої переваги та недоліки. Серед переваг – ви зможете оперувати більшими обсягами як грошей, так і допомоги. До того, з вами буде легше працювати іншим юридичним особам. Серед недоліків – необхідність мати команду постійно зайнятих людей та вести бухгалтерію.
4.Інший варіант зростання – це приєднання до існуючих, великих або “системних”, фондів та команд. В цьому випадку вашою основною перевагою має бути ваша спеціалізація, а головною вашою амбіцією має стати бажання збільшення кількості допомоги, яке надасть вам більш потужна структура.
5.При наявності у вас власного благодійного фонду ви також зможете налагодити партнерські стосунки з іноземними благодійними організаціями. Їх інтерес полягає в тому, аби знайти надійних партнерів в Україні, тому що че суттєво полегшить їм роботу. Інший варіант – відкрити філіал вашого фонда за кордоном. Крім того, що це потребує додаткових витрат та часу, вам ще знадобиться інвестувати значні ресурсу в розбудову вашої репутації. Тож більш ефективним варіантом для експансії за кордон буде пошук партнерів, та налагодження роботи з ними.
